미국이나 영국에서는 자기소개서라는 글이 없으므로, Cover Letter라는 Resume를 간결하게 풀어 쓴 일종의 자기소개서로써 일종의 자신의 지원동기를 기재하게 되는 것으로, 미국에서는 Cover Letter가 첨부되지 않은 Resume는 서류미비로 간주해 탈락시킨다. Cover Letter는 우리 나라에는 없는 관습이고, Resume와는 달리 더욱 일정한 틀이 없다는 점에서 지원자에게는 다소 난감할 수 있다. 하지만, 일종의 Business Letter 혹은 본인의 홍보용 전단이라고 생각하면 이해하기 쉽다.

일반적으로는 이 Cover Letter와 Resume를 제출하는 것으로, 영문 자기소개서와 Cover Letter를 동시에 제출하지 않도록 한다. 즉, 영문 자기소개서를 요구한다면 Resume와 영문 자기소개서, Resume를 요구한다면 Resume와 Cover Letter를 제출하면 된다. 실제로 기업의 채용담당자가 지원서류를 받으면 가장 먼저 읽는 것은 Cover Letter이다. Resume를 읽을 것인가의 여부가 이 Cover Letter에 달려 있다고 해도 과언이 아니다. Cover Letter에 있는 첫인상은 매우 중요하며, 그만큼 활용할 여지가 많은 것이다. Cover Letter를 통해 회사에서는 지원자의 영어 표현능력과 영어실력까지 평가할 수 있다.


(1) Name/Address
기본적으로 Cover Letter의 오른쪽 맨 윗부분에 정렬하여 작성한다.
영어식 주소 표기법에 따라 편지 양식으로 항아리 형이 되도록 균형을 맞추어 쓰도록 한다. 즉, 가장 첫 행에는 자신이 이름을 쓰는데, Resume 작성법에서처럼 이름을 먼저 쓰고 성을 뒤에 쓴다. 다음 행부터 2~3줄에 걸쳐 '번지, 동, 구, 시, 우편번호, 나라' 순으로 쓰는데 역시 방식은 Resume의 작성법과 동일하다. 그리고 난 후에는 작성 날짜를 함께 기입하도록 하는데, 영문 편지 양식과 동일하게 '월, 일, 년도' 순으로 작성하며 한 줄 띄어 맨 위에 기입하거나 아래쪽에 기입한다.


(2) The staff in charge/Name/Position/Company/Address
기본적으로 왼쪽 부분에 정렬하여 작성하는데, 'Name/Address' 단락보다는 1~2줄 정도 내려서 쓴다. 수신인명(담당자의 성명)을 쓰고 다음 행에 담당자의 직위를, 그 다음 행에는 수신 회사명, 수신회사의 주소 순으로 기입하도록 하며, 작성법은 위와 동일하다.


(3) Salutation, The text of Cover Letter
수신자 단락에서 보통 1~2줄 정도 내려서 'Dear.수신인명;'로 시작하여 문장을 작성한다.
이때 수신인명은 특정인의 이름이나 직책을 알 수 없을 경우에는 추측을 해서라도 "Dear HR Manager, Dear Personnel Manager(인사담당자 귀하)""Dear Recruiter(채용담당자 귀하)" 등 직무상의 명칭을 쓰도록 한다. 절대로 "To whom it may concern(관계자 분께)"라고 쓰지 않아야 한다. 그런 다음, 반드시 수신인명 뒤에 ';'를 붙인 뒤 다음 행부터 본문의 서두를 시작하도록 한다. Cover Letter의 본문을 대략적으로 3 단락 정도로 정리하는 것이 좋다.
첫째 단락에는 응모직종과 Resume를 작성하게 된 경위를 기록하되 너무 사무적인 문체로 쓰지 않도록 한다.

둘째 단락에서는 경력, 학력, 특기사항 등의 자신의 Resume와 관련지어 강조하고픈 내용들을 간략하게 기술하며, 효과적인 표현으로 열의와 자신감을 표현하는데 주안점을 둔다.

마지막 단락에서는 미래의 계획이나 다짐을 쓰면서 자신의 경력이 회사측이 필요로 하는 수준에 부합했으면 한다는 얘기와 더불어 면접기회를 주었으면 하고 바란다고 덧붙인다. 이때에는 주로 "I looking forward to working with your company and would appreciate the opportunity to discuss with you soon.", "Thank you for your time and consideration and I look forward to hearing from you soon.(시간을 내주시고 관심을 가져주신데 대하여 감사드리며, 가까운 시일 내에 연락주시기를 기대합니다.)"라는 표현 등으로 끝맺음을 한다.


(4) Greeting/Sign
본문에서 1~2줄 정도 내려서 일반적으로 사용되는 "Sincerely yours, Respectfully yours, Cordially yours, Respectfully, Cordially, Your sincerely, Your truly, Your very truly, Very sincerely," 등의 끝인사로 맺음을 한다.
끝인사 후 다음줄이나 1줄 정도 내려서 자신의 서명(특별한 서명이 없을 경우 성명을 대신)을 기입한다.


(1) Cover Letter의 형식은 준수하였는가?
보통 Resume의 기본형식을 준수한다. 분량은 최대 1장을 넘기지 않아야 한다.

(2) Cover Letter는 특정인이 받는 형식으로 작성하였는가?

기업체에서 받는 서신은 굉장히 다양하고 많다. 그런데 Cover Letter에 수신인을 "To whom it may concern(관계자 분께)"라는 식의 모호한 수신인을 밝히는 것은 잘못된 형식이다. 즉, 반드시 인사담당자 혹은 특정인의 이름이나 직책을 알 수 없을 경우에는 추측을 해서라도 최소한 "Department of Human Resources(인사 담당 부서)" 등으로 수신인을 명시한다.

(3) Resume를 읽도록 만들었는가?

우선 자신의 Cover Letter가 목표하고 있는 기업이나 희망분야 그리고 그 구성원들에 대해 어느 정도 알고 있어야 한다. 가능하면 지원하는 곳에 맞는 능력과 경험을 가지고 있다고 제시하는 것이 좋은 방법이다. 그렇게 되면 담당자는 그것이 무엇인지 Resume를 들춰보면서 찾아보게 되는 수고를 만들어줄 것이기 때문이다.
그런 다음 마무리에는 은근히 Interview를 가지게 될 것임을 전제하는 문구로 끝맺음 하는 것도 좋은 방법임을 참조하자.

(4) 자신의 개성이 담기도록 작성하였는가?

수많은 Resume와 Cover Letter를 읽는 담당자들은 참고도서 자료에서 발췌된 정형화된 문장을 의외로 쉽게 발견해 낸다. 이렇게 작성된 Cover Letter는 읽는 담당자로 하여금 지원자의 무성의함을 느끼게 할 수도 있다.
Cover Letter가 자신의 신상에 대한 소개라면 거기에 담겨야 할 내용도 비록 다소 서투른 영작솜씨라도 자신만의 개성이 담긴 문장력으로 자신을 효과적으로 표현해야 할 것이다.